۵ گام موثر برای در دست گرفتن کنترل زمان
آیا شما هم همیشه احساس می‌کنید که زمان کم دارید و کنترل زمان در دستتان نیست؟ اگر چنین احساسی دارید بدانید تنها نیستید و اغلب افراد احساس می‌کنند که همیشه وقت کم دارند. حقیقت امر این است که ما کنترلی بر اینکه زمان چقدر سریع می‌گذرد نداریم به ویژه اینکه هر روز کارهای زیادی برای انجام دادن داریم به سختی دچار خستگی و سردرگمی می‌شویم. در نتیجه ممکن است دچار احساس ناامیدی شویم.
با وجود اینکه نمی‌توانیم خود زمان را کنترل کنیم اما چگونگی سپری کردن آن دست خودمان است. بهتر است ترجیحا یک ساعت از زمان با کیفیت خود را صرف کارهایی که مهم هستند کنید و ده ساعت دیگر را صرف کارهایی که خیلی اهمیت ندارند. هنگامی که حرف زمان در میان است کیفیت اهمیتی فراتر از کمیت دارد.
در این مطلب چگونگی بهبود کیفیت زمان و در دست گرفتن کنترل زمان با استفاده از قالب مدیریت زمان تخصصی‌ای که توسط وبسایت Lifehack معرفی شده است شرح داده می‌شود.
قالب کنترل زمان راز زمان (Time Mistery)
قالب کنترل زمان Time Mastery پنج گام دارد:
قالب تسلط بر زمان (Time Mastery)
دنبال کردن و ردیابی؛ تسلط بر زمان به معنای ردیابی این مساله است که چقدر به درستی در حال سپری کردن زمان خود هستید. این کار به این منظور انجام می‌شود که جاهایی که قابل بهبود هستند مشخص شوند.
طراحی؛ این مرحله به معنای ایجاد برنامه برای چگونگی صرف زمان و تعیین اهداف برای خود است.
بهینه‌سازی؛ این مورد به تشخیص راه‌هایی برای استفاده موثرتر از زمان می‌پردازد.
انجام؛ این مرحله به معنای به اجرا در آوردن همه‌ی استراتژی‌ها و استفاده‌ی بیشینه از زمان است.
بررسی؛ این مرحله شامل بررسی پیشرفت طبق یک روال مشخص و منظم و ایجاد تغییرات لازم در برنامه است.
در ادامه تک تک مراحل را به صورت مفصل توضیح می‌دهیم.
۱- دنبال کردن و ردیابی
ردیابی زمان بسیار ضروری است زیرا این امکان را فراهم می‌کند که بدانید زمانتان در کجا صرف شده است و جاهایی که می‌توانید بهبود ایجاد کنید را پیدا کنید. در این صورت خواهید دید که در صورت واقع‌بین بودن چه میزان زمان برای سایر فعالیت‌ها خواهید داشت و همچنین می‌توانید کارهای ضروری را در یک تقویم سازماندهی کنید. این کار به اولویت‌بندی کارها و استفاده‌ی بهتر از زمان کمک می‌کند.
ردیابی زمان همچنین به شناسایی عادت‌های اتلاف وقت کمک کرده و منجر به ایجاد تغییراتی در راستای افزایش بهره‌وری می‌شود. در صورتی که زمان را به صورت منظم ردیابی و پیگیری کنید خواهید توانست اولویت‌های خود را بهتر بشناسید و استفاده‌ی موثرتری از زمان داشته باشید.
کارهای ضروری‌ای که باید در حال حاضر انجام دهید را در یک قالب تقویم قرار دهید به عنوان مثال خوابیدن،ساعت‌های کاری و قوانینی خانوادگی. زمان باقی‌مانده زمانی است که می‌توانید از آن استفاده کنید.
۲- طراحی
گام دوم طراحی است که شامل ایجاد یک زمان‌بندی برای اینکه چگونه می‌خواهید زمانتان را سپری کنید و ایجاد اهداف شخصی است. طراحی به معنای ایجاد یک لیست از اهداف یا کارهایی است که می‌خواهید انجام دهید و رتبه‌بندی آن‌ها بر اساس ضرورت یا میزان اهمیت یا ضرورت است. در این مرحله حتما باید واقع‌بین باشید و تنها چند مورد از اهداف را اولویت‌بندی کنید زیرا زمان کافی برای انجام همه‌ی کارهای موجود در لیست را ندارید.
پس از اینکه اولویت‌های بالایتان را مشخص کردید هر هدف را به کارهای کوچک‌تر و قابل انجام‌تر تقسیم کنید. این کار به شما کمک می‌کند بدون داشتن احساس خستگی و سردرگمی به سمت اهدافتان پیشرفت داشته باشید.
آغاز کار با کارهای کوچک و غیر جاه‌طلبانه این امکان را فراهم می‌کند تا پیشرفت ثابتی به سوی اهدافتان داشته باشید. این کار به شما کمک می‌کند متمرکز و باانگیزه باشید زیرا می‌توانید ببینید چقدر از مسیر را طی کرده‌اید و چقدر دیگر راه دارید.
۳- بهینه‌سازی
هدف بهینه‌سازی نمایان کردن روش‌هایی برای استفاده از زمان به صورت موثرتر است. این بدان معنا است که اولویت‌ها را دوباره در نظر بگیرید و از خودتان سوال‌هایی مانند «آیا واقعا باید این کار را انجام دهم»، «آیا این کار واقعا ضروری است؟» و «آیا راه بهتری برای انجام این کار وجود ندارد» را بپرسید.
این سوالات به تشخیص کارهایی که فوری یا مهم نیستند کمک می‌کند بنابراین می‌توانید آن‌ها را به تعویق بیندازید. با انجام این کار می‌توانید روی مهم‌ترین کارها تمرکز کرده و کارهایی که مهم نیستند را حذف کنید. در صورتی که کارها فوری یا مهم نیستند اما همچنان نیاز به تکمیل شدن دارند آن‌ها را در دسته‌ی «تکمیل نشده‌ها» قرار دهید. این کارهای تکمیل نشده را یک بار در هفته یا یک بار در ماه برای زمان‌بندی آن‌ها بررسی کنید.
علاوه بر این با جستجو برای روش‌های بهتر برای انجام کارها و تفویض کارها به دیگران یا برون سپاری می‌توانید در بلند مدت روش‌هایی برای انجام کارها و رسیدن به اهداف به گونه‌ای موثر و ذخیره‌ی زمان پیدا کنید.
۴- انجام
فقط آن را انجام دهید. این شعار برند نایکی است. انجام دادن به معنای اقدام کردن است. ردیابی و برنامه‌ریزی تا زمانی که اقدامی در راستای آن‌ها انجام ندهید بی معنی است. از روش حبس زمان برای اختصاص دادن زمان به کارهای مهم استفاده کنید. تمرین اختصاص بازه‌های بزرگ زمانی به کارهای مرتبط حبس زمان نامیده می‌شود. به عنوان مثال می‌توانید جلسات را در شنبه و استراتژی‌ها را در وسط هفته برنامه‌ریزی کنید.
با تعیین محدودیت‌های زمانی حبس زمان می‌تواند همچنین به تولید کار باکیفیت در زمان کمتر هم کمک کند. تعیین محدودیت‌های زمانی باعث می‌شوند کارها را انجام دهید. همانطور که قانون پارکینسون می‌گوید کار تا زمانی که زمان احتصاص داده شده به آن پر شود کش می‌آید.
۵- بررسی
حال که کارهای مهمتان را انجام داده‌اید اوضاع چگونه است؟ گام نهایی بررسی به همین منظور است. پیشرفت خود را بررسی کرده و همزمان با اجرای کارهای مهم بررسی را انجام دهید. آیا به هدف خود نزدیک‌تر شده‌اید؟ افکارتان درباره‌ی پیشرفت تا کنون چگونه بوده‌اند؟
گام نهایی شما را قادر می‌سازد موقعیت فعلیتان را ارزیابی کرده و میزان کاری که همچنان برای رسیدن به اهدافتان نیاز دارید را بررسی کنید. هنگامی که پیشرفتتان را بررسی می‌کنید متوجه می‌شوید که چه چیزی کاربردی است و چه چیزی غیر مفید است و تغییراتی را در راستای رسیدن سریع‌تر به اهدافتان انجام می‌دهید. علاوه بر این با بررسی مداوم پیشرفت خود می‌توانید موفقیت‌های کوچکتان را جشن گرفته و انگیزه‌ی خود را حفظ کنید.
منبع: Lifehack
