۵ گام ساده برای برنامه ریزی روزانه موثر
برنامه ریزی روزانه موثر چه فوایدی دارد؟ چگونه می توانیم با برنامه ریزی بهره وری بیشتری داشته باشیم و روز مفیدتری را سپری کنیم؟ این روزها تمرکز بر کارهای روزانه و بهره وری سخت تر از همیشه است. اتفاقات زیادی در اطراف ما رخ می دهد بین اعلان های بی پایان شبکه های اجتماعی ، انبوهی از ایمیل ها و آخرین محتواهایی که باید در خدمات بیشمار رسانه ای پخش شود ، باید تمرکز داشته باشید که البته کار آسانی نیست. اما این بدان معنا نیست که داشتن برنامه روزانه مفید و کاربردی نیست.
شاید شگفت زده شوید وقتی متوجه شوید که چند ترفند ساده وجود دارد که می توانید برای به دست آوردن کنترل روز خود و انجام همه کارها از آن ها استفاده کنید. همه چیز با سازماندهی آغاز می شود. اگر برنامه ریزی مناسبی برای روزهای خود داشته باشید، با در نظر گرفتن حواس پرتی ها از قبل، می توانید برخی از انحرافات غیر منتظره ای را که بهره وری را از شما سلب می کند حذف کنید.
البته ، شما باید خود را متعهد به رعایت یک برنامه ریزی روزانه موثر کنید. و اگر مایل یا قادر به انجام این کار نیستید ، می توانید همین جا مطالعه را متوقف کنید.
اما اگر مایل هستید آنچه را که برای ایجاد یک برنامه ریزی روزانه موثر لازم است بیاموزید ، مطالعه مقاله را ادامه دهید. ما پنج مرحله ساده را که می توانید برای به حداکثر رساندن خروجی خود ، از بین بردن زمان تلف شده و کار با حداکثر کارایی در هر روز استفاده کنید ، مرور می کنیم. اگر برای کنترل دوباره روز خود آماده هستید ، بیایید شروع کنیم.
هم چنین بخوانید: ایده برنامه ریزی روزانه ؛ برای امروز آماده شوید
برنامه ریزی روزانه موثر
برنامه کاری بهینه خود را کشف کنید
قبل از تصمیم گیری در مورد نحوه استفاده بهینه از روز خود ، باید درک کنید که چگونه فیزیولوژی و شیوه کار شخصی شما در بهره وری تان نقش دارد.
به عنوان مثال ، اگر فرد علاقه مند به صبح هستید ، شاید بهتر باشد که مهمترین وظایف خود را از قبل در برنامه روزانه خود قرار دهید. برعکس ، اگر کارهای مهم را به پایان روز موکول کنید، این مساله فاجعه بار خواهد بود.
اما شما حتی می توانید فراتر از آن بروید.
برای کشف برنامه کاری بهینه خود ، ابتدا باید برخی از داده ها را جمع آوری کنید. با پیگیری عادات کاری خود (هر آنچه که در حال حاضر هستند) برای حدود دو تا سه هفته شروع کنید. زمان هایی از روز که بیشترین کار را انجام می دهید یادداشت کنید و هرگونه مزاحمت خارجی را که ممکن است در کار شما دخالت کند ثبت کنید. ایده این است که زمانی را که در اوج انرژی طبیعی خود هستید کشف کنید و عوامل خارجی را که بر علیه شما کار می کنند فیلتر کنید.
این مساله به دو چیز می انجامد. اول ، اینکه به شما کمک می کند تا بیشترین ساعات کاری خود را به صفر برسانید. ثانیاً ، مشخص می کند که کدام حواس پرتی ها بیشترین زمان را از شما می گیرد. و وقتی این دو مورد را بدانید ، موقعیت بسیار بهتری برای ساختن برنامه ای خواهید داشت که بهره وری شما را به حداکثر برساند.
زمان بهره وری خود را رزرو کنید
بعد از اینکه متوجه شدید چه ساعاتی از روز برای شما مفیدتر است ، گام بعدی در ایجاد برنامه ریزی روزانه موثر جدید این است که آن زمان را مسدود کرده و آن را برای مهمترین کار خود رزرو کنید. هدف این است که برنامه ریزی برای آن زمان ها بدون حواس پرتی و کاملاً برای کار حفظ شود.
اگر این بدان معناست که شما باید Wi-Fi خود را طوری تنظیم کنید که در آن ساعات خاموش باشد ، باید همین کار را انجام دهید. اگر مجبورید یک پاسخگوی خودکار را در ایمیل خود تنظیم کنید تا همه بدانند که باید بعدا منتظر پاسخ باشند ، این کار را انجام دهید. اگر برای جلوگیری از استراحت زیاد تلفن های هوشمند باید به یک برنامه قفل کننده زمان مراجعه کنید ، این نیز خوب است.
به طور خلاصه ، شما باید محیطی را ایجاد کنید که بتوانید بر وظایف موردنظر تمرکز کنید و مطمئن شوید که تنها ابزار لازم برای تکمیل آن وظایف را دارید. سپس ، می توانید مهمترین کارهای خود را هر روز در آن بازه های زمانی برنامه ریزی کنید و می توانید به طور منطقی مطمئن باشید که همه آنها را انجام خواهید داد.
اگر فکر می کنید این امر افراطی است ، اجازه دهید به شما اطمینان دهم ، اینطور نیست و می توانم دلیل آن را نشان دهم.
فقط به مطالعات مکرر توجه کنید که نشان می دهد یک کارگر متوسط فقط سه ساعت در روز بهره وری دارد. حالا ، جلو بروید و از مرحله اول به داده های خود نگاه کنید. من شرط می بندم که شما با بهره وری متوسط روزانه روبرو شدید که تقریباً به این عدد نزدیک است.
اگر این کار را نکردید ، مقاله ای نمی خواندید که به دنبال راهی برای برنامه ای پربارتر باشید. در عوض ، شما باید یک برنامه ریزی روزانه موثر بنویسید.
در هر صورت ، اکنون باید بفهمید که چرا اینقدر حساس است که با حسادت از پربارترین زمان خود محافظت کنید. با به حداکثر رساندن آنچه در آن ساعت انجام می دهید ، کل خروجی خود را به حداکثر می رسانید.
زمان استراحت مناسب را برنامه ریزی کنید
یک چیز وجود دارد که باید اجازه دهید تا پربارترین زمان خود را قطع کنید: وقفه های دوره ای. هر چند ممکن است عجیب به نظر برسد ، اما وقتی دو سرعت کار می کنیم ، بیشترین بهره وری را داریم. و حتی عجیب تر ، تجزیه و تحلیل آماری نشان می دهد که طول ایده آل هر اسپرینت کار ۵۲ دقیقه است و پس از آن ۱۷ دقیقه استراحت لازم است.
بله شما آن را درست خواندید. این بدان معناست که شما باید تقریباً یک ساعت از روز کاری استاندارد ۸ ساعته خود را به انجام کارهای غیر مرتبط با کار اختصاص دهید. این کار به شما این امکان را می دهد که در طول دویدن های کاری خود تمرکز بهتری داشته باشید و به انجام کارهای بیشتر کمک می کند. بنابراین ، شما حتی مجبور نیستید در این مورد احساس گناه کنید!
بهترین بخش این است که این امر در ساعات با بهره وری کم شما نیز صادق است. این بدان معناست که شما زمان قبل و بعد از ساعات اوج بهره وری خود را هدر نمی دهید و در حالی که در بالاترین بازدهی قرار نخواهید داشت ، باز هم کارهای بیشتری را نسبت به گذشته انجام خواهید داد.
تکنیک پومودورو خاص مستلزم کار در بازه های کوتاه تر در واقع ۲۵ دقیقه با وقفه های حتی کوتاهتر بین آنها است. پومودورو در حالی که ممکن است بهره وری را افزایش دهد ، تهیه یک برنامه زمان بندی برای آن نیز بسیار دشوار است. دلیل آن واضح است: روزهای کاری اکثر افراد شامل مواردی مانند جلسات اجباری و بررسی هایی است که بیش از ۲۵ دقیقه طول می کشد (آیا برنامه شما باید شامل این موارد باشد ، موضوع دیگری است که ما به طور لحظه ای به آن خواهیم رسید). این بدان معناست که شما سعی می کنید زمان خود را به گونه ای افزایش دهید که ناکارآمد نباشد.
با نزدیک شدن زمان دویدن به یک ساعت کامل ، گزینه های شما افزایش می یابد. می توانید جلسات ۱۵ دقیقه ای و نیم ساعته خود را با هم دسته بندی کنید تا یکی از ساعات کم بازده خود را از بین ببرید و در پربازده ترین دوره های خود بازه های پرکار خود را با هم دسته بندی کنید. و هنگامی که به مدت زمان متوسط کار خود رسیدگی می کنید ، خواهید فهمید که چرا این کار در مقایسه با روش پومودورو خوب عمل می کند.
برنامه زمان بندی موجودی ها در کوتاه ترین بازه ممکن
مشکل آنچه ما تا به حال به آن پرداخته ایم این است که شما در خلا کار نمی کنید. این بدان معناست که همکاران ، اعضای خانواده و حتی کلاهبرداران تلفنی تمام تلاش خود را می کنند تا روزهای شما را مختل کرده و به بهره وری شما آسیب برساند. البته آنها قصد انجام آن را ندارند(البته به جز کلاهبرداران تلفنی) اما تأثیر آن در هر دو صورت یکسان است.
برای تطبیق با این امر ، شما باید در روز زمان خود را برای رسیدگی به مواردی مانند تماس های تلفنی ، مکالمات حضوری و مکاتبات ایمیلی برنامه ریزی کنید. اما دو ترفند وجود دارد که می تواند به شما کمک کند تا همه آن کارهای زمان بر را مهار کرده و آن ها را از مشغله روز شما دور نگه دارد.
اولین مورد این است که زمان های خاصی را برای انجام چنین کارهایی در نظر بگیرید و به همه اطرافیان خود اطلاع دهید که در هیچ زمان دیگری در دسترس نخواهید بود. با این کار ، بسیاری از عوامل مزاحم را که در غیر این صورت مجبور به مقابله با آن ها هستید ، پیشگیری می کنید. اگر از قبل در مورد زمان های در دسترس بودن خود به دیگران هشدار می دهید ، لازم نیست از تماس ها و ایمیل ها در هنگام نادیده گرفتن آنها یا ارسال مستقیم آنها به پست صوتی یا پاسخ خودکار احساس بدی داشته باشید.
اما به هر حال هیچ کدام از آنها مانع از این نخواهد شد که افراد از شما تقاضا کنند. به هر حال ، شما نمی توانید هر جلسه ای را از برنامه خود حذف کنید؛ حتی اگر شواهد محکمی وجود داشته باشد که نشان می دهد باید تلاش کنید. اما کاری که می توانید انجام دهید این است که شرایط پیش فرض درخواست های جلسه را تغییر دهید.
نکته: اگر سیستم تقویمی دارید که افراد می توانند با شما جلسه درخواست کنند ، سعی کنید زمان پیش فرض جلسه را در آن سیستم کاهش دهید. این امر در تقویم Google و همچنین در Microsoft Outlook و احتمالاً سایر برنامه های زمانبندی نیز امکان پذیر است. پیش فرض خود را به کوتاهترین زمانی که برای نیازهای خاص شما منطقی است تغییر دهید. برای ایلان ماسک ، این به پنجره های ۵ دقیقه ای تبدیل می شود. برای بقیه ما چیزی حدود ده یا پانزده دقیقه کافی است.
دلیل این کار این است که افراد را مجبور می کند تا زمان بیشتری را به جای مقدار پیش فرض از شما بخواهند و به احتمال زیاد متوجه خواهید شد که اکثر مردم یا حوصله پرسیدن را ندارند یا حتی متوجه می شوند که شما بازه های دسترسی خود را کوتاه کرده اید. این برای شما صرفه جویی فوری در زمان است.
از انجام چند کار به صورت همزمان به هر قیمتی خودداری کنید
اگرچه ممکن است خودتان را یک فرد چندکاره حرفه ای بدانید ، اما من خبر بدی برای شما دارم که اینطور نیست. هیچکس اینگونه نیست. مطالعات متعدد این را بارها و بارها ثابت کرده است و هرچه بیشتر سعی کنید این کار را انجام دهید ، کارآمدتر خواهید شد و احتمالاً تعداد خطاهایی را که در کار خود مرتکب می شوید افزایش می دهید و باید زمان بیشتری را برای از بین بردن آشفتگی خود تلف کنید.
از منظر برنامه ریزی روزانه ، آماده سازی در اینجا واضح است. این بدان معناست که شما باید سعی کنید برای هر وظیفه ضروری که از آن آگاه هستید ، جایی در برنامه خود بیابید و سعی کنید از وسوسه فشار دادن کارهای غیرقابل برنامه ریزی در ترکیب برنامه خود اجتناب کنید. اما شما حتی بهتر از این هم می توانید کار کنید.
اگر دلیل این که ما انسان ها در انجام چند وظیفه بسیار بد هستیم را بررسی کنید ، متوجه می شوید که به این دلیل است که مغز ما در حرکت بین انواع مختلف وظایف تلاش می کند. این تأثیری را ایجاد می کند که محققان آن را هزینه تعویض می نامند ، به این معنی که ما ناخودآگاه وقت خود را برای تطبیق با هر کار جدید هدر می دهیم. به عبارت دیگر ، تلاش برای انجام دو کار به طور همزمان همیشه بیشتر از انجام متوالی آنها طول می کشد.
شما می توانید از این دانش به منظور برنامه ریزی وظایف مشابه پشت سر هم در دوومیدانی کاری خود استفاده کنید. وقتی این کار را انجام دهید ، متوجه خواهید شد که کارهای بیشتری را در هر بازه زمانی انجام می دهید و زمان بسیار کمتری را هدر می دهید. وقتی این صرفه جویی در زمان را در طول یک روز اضافه کنید ، معامله بزرگتر از آن چیزی است که فکر می کنید. تحقیقات نشان می دهد که هزینه های تعویض بین کارها تا ۴۰ درصد از بهره وری ما را از بین می برد ، بنابراین سازماندهی مجدد لیست وظایف شما به این روش ممکن است بهره وری شما را تقریبا دو برابر کند.
نتیجه گیری برنامه ریزی روزانه موثر
اگر تا اینجا پیش رفته اید ، باید بدانید چگونه یک برنامه روزانه برای خود ایجاد کنید که بهره وری شما را به حداکثر برساند. و اگر بتوانید به این برنامه پایبند باشید حتی اگر جهان اطراف شما تمام تلاش خود را برای مانع شدن شما انجام دهند ، برتری بزرگی نسبت به همسالان خود خواهید داشت.
منبع: LIFEHACK
