مهارت های برقراری ارتباط موثر با دیگران
توانایی برقراری ارتباط موثر با دیگران ، یک مهارت ضروری است. چه در زندگی کاری و چه در روابط شخصی ما، ارتباط مفید کلید موفقیت ما است. مدیریت زندگی برای برقراری ارتباط مفید راهی فوق العاده برای یادگیری و دستیابی به این مهارت است. از طریق تعدادی از مدل های ارتباطی، به شما نشان خواهیم داد که چگونه جلوتر باشید و جلوتر بمانید.
ارتباط مفید چیزی فراتر از تبادل اطلاعات است. این در مورد درک احساسات و اهداف پشت اطلاعات است. علاوه بر اینکه بتوانید پیامی را به وضوح منتقل کنید، باید به گونه ای گوش دهید که معنای کامل آنچه گفته می شود را به دست آورید و باعث شود طرف مقابل احساس کند شنیده شده و درک می شود.
ارتباط مفید به نظر می رسد که باید غریزی باشد. اما اغلب اوقات، وقتی سعی می کنیم با دیگران ارتباط برقرار کنیم، چیزی به اشتباه پیش می رود. ما یک چیز می گوییم ، دیگری چیز دیگری می شنود و سوء تفاهم، ناامیدی و به اختلافات منجر می شود. این می تواند مشکلاتی را در خانه، مدرسه و روابط کاری شما ایجاد کند.
برای بسیاری از ما، برقراری ارتباط واضح تر و مفیدتر مستلزم یادگیری برخی مهارت های مهم است. خواه در تلاش برای بهبود ارتباط با همسر، فرزندان، رئیس یا همکاران خود باشید، یادگیری این مهارت ها می تواند ارتباط شما را با دیگران عمیق تر کند، اعتماد و احترام بیشتری ایجاد کند و کار تیمی، حل مسئله و سلامت کلی اجتماعی و عاطفی شما را بهبود بخشد.
چه چیزی شما را از برقراری ارتباط مفید باز می دارد؟
فهرست مطالب
موانع رایج برقراری ارتباط موثر با دیگران
استرس و احساسات خارج از کنترل ؛ وقتی استرس دارید یا از نظر عاطفی تحت فشار هستید ، به احتمال زیاد دیگران را اشتباه می‌فهمید، سیگنال‌های غیرکلامی گیج‌کننده می‌فرستید یا نمی‌فرستید و در الگوهای رفتاری ناسالم قرار می‌گیرید. برای جلوگیری از پیش آمدن اختلافات و سوء تفاهم، می توانید یاد بگیرید که چگونه قبل از ادامه مکالمه به سرعت آرام شوید.
عدم تمرکز ؛ وقتی چند کار را به طور همزمان انجام می‌دهید نمی توانید به طور مفید ارتباط برقرار کنید. اگر تلفن خود را چک می کنید، برنامه ریزی می کنید که در آینده چه می گویید، یا خیال پردازی می کنید، مطمئناً نشانه های غیرکلامی را در مکالمه از دست خواهید داد. برای برقراری ارتباط مفید، باید از عوامل باعث حواس پرتی اجتناب کنید و تمرکز خود را حفظ کنید.
زبان بدن متناقض ؛ ارتباط غیرکلامی باید آنچه را که گفته می شود تقویت کند ، نه اینکه با آن در تضاد باشد. اگر شما یک چیز می گویید، اما زبان بدن شما چیز دیگری می گوید ، احتمالاً شنونده شما احساس می کند که شما ناصادق رفتار می کنید. به عنوان مثال، شما نمی توانید در حالی که سر خود را به نشان “نه” تکان می دهید، “بله” بگویید.
زبان بدن منفی ؛ اگر با آنچه گفته می‌شود مخالف هستید یا از آن خوشتان نمی‌آید ، ممکن است از زبان بدن منفی برای رد پیام طرف مقابل استفاده کنید، مثلاً دست‌هایتان را روی هم قرار دهید، از تماس چشمی خودداری کنید یا به پاهایتان ضربه بزنید. لازم نیست با آنچه گفته می شود موافق باشید یا حتی آن را دوست داشته باشید، اما برای برقراری ارتباط مفید و قرار ندادن طرف مقابل در حالت تدافعی، مهم است که از ارسال سیگنال های منفی خودداری کنید.
مهارت ارتباطی در برقراری ارتباط موثر با دیگران چیست؟
هنگام در نظر گرفتن تعریف مهارت های ارتباطی، مهم است که به یاد داشته باشید که ارتباط به روش ها و زمینه های مختلفی رخ می دهد . از نوشتن و صحبت کردن گرفته تا زبان بدن، ما از مهارت های مختلفی برای انتقال و به دست آوردن اطلاعات استفاده می کنیم.
با این حال، نشان دادن مهارت های ارتباطی قوی به معنای توانایی انتقال اطلاعات به دیگران به روشی ساده و بدون ابهام است.
این شامل توزیع واضح و مختصر پیام ها می شود، به گونه ای که با مخاطب ارتباط برقرار می کند.
برقراری ارتباط موثر با دیگران در مورد درک دستورالعمل ها، کسب مهارت های جدید ، درخواست، پرسیدن سوال و انتقال اطلاعات به آسانی است.
مهارت‌های ارتباطی خوب شاید ابتدایی‌ترین مهارت‌هایی هستند که می‌توانید به عنوان یک کارمند داشته باشید، اما همچنان یکی از مورد علاقه‌ترین کارفرمایان است.
ارتباط خوب شامل درک درخواست ها، پرسیدن سوالات و انتقال اطلاعات کلیدی است.
اهمیت برقراری ارتباط موثر با دیگران در محیط کار
مهارت های ارتباطی بدون توجه به شغلی که در آن کار می کنید یا سطح ارشدیت شما ضروری است. هنگامی که در ارتباطات اختلال ایجاد می شود، اغلب کارایی، روحیه و اهداف همگی ممکن است آسیب ببینند.
در بازار کار رقابتی امروزی، مهارت‌های ارتباطی در دنیای کسب‌وکار بسیار مورد توجه است و استخدام‌کنندگان به دنبال نامزدهایی هستند که بتوانند اطلاعات را به اشتراک بگذارند، مذاکره کنند و با اطمینان با مشتریان برخورد کنند.
با دقت گوش دادن، واضح صحبت کردن و آرام کردن دیگران از ویژگی‌های بسیار ارزشمندی است که باید داشته باشید.
۱٫ گوش دادن در برقراری ارتباط موثر با دیگران
یکی از مهمترین جنبه های ارتباط مفید، شنونده‌ی خوب بودن است.
مردم از برقراری ارتباط با دیگرانی که فقط علاقه دارند آنچه را که می خواهند به شما بگویند، دوست ندارند و به حرف های شما گوش نمی دهند. برقراری ارتباط مؤثر مستلزم گوش دادن فعال است، بنابراین گوش دادن فعال را تا زمانی که به طبیعت دوم شما تبدیل شود تمرین کنید.
بنابراین گوش دادن فعال چیست؟ گوش دادن فعال شامل شنیدن و درک آنچه که شخص به شما می گوید است. تا زمانی که به وضوح درک نکنید که یک شخص به شما چه می گوید، نمی توانید پاسخ مناسبی بدهید. با پرسیدن سوال یا بیان مجدد آنچه به شما گفته می شود، شفاف سازی کنید تا مطمئن شوید که پیامی را که به شما منتقل می شود کاملاً درک می کنید. به عنوان مثال، می‌توانید بگویید «پس، چیزی که می‌گویید این است…» ارتباط خوب به معنای گوش دادن مؤثر است.
برای برقراری ارتباط موثر با دیگران برای گوش دادن به صحبت های طرف مقابل وقت بگذارید و گوش دادن فعال را تمرین کنید.
به آنچه طرف مقابل می گوید توجه کنید، سؤال بپرسید و نکات را روشن کنید و آنچه را که گفته است دوباره بیان کنید تا بدانید به درستی متوجه شده اید.
نکاتی برای تبدیل شدن به یک شنونده درگیر
تمرکز کامل روی گوینده ؛ اگر دائماً تلفن خود را چک می‌کنید یا به چیز دیگری فکر می‌کنید، نمی‌توانید به شیوه‌ای درگیر گوش کنید. شما باید بر روی تجربه لحظه به لحظه متمرکز بمانید تا بتوانید نکات ظریف و نشانه های مهم غیرکلامی را در مکالمه درک کنید. اگر تمرکز روی برخی از سخنرانان برایتان سخت است، سعی کنید کلمات آنها را در ذهن خود تکرار کنید – این پیام آنها را تقویت می کند و به شما کمک می کند متمرکز بمانید.
استثنا با گوش راست ؛ عنوان عجیب و غریب به نظر می رسد، سمت چپ مغز شامل مراکز پردازش اولیه برای درک گفتار و احساسات است. از آنجایی که سمت چپ مغز به سمت راست بدن متصل است، توجه به گوش راست می تواند به شما کمک کند تا تفاوت های عاطفی صحبت های دیگران را بهتر تشخیص دهید.
از قطع کردن صحبت یا تلاش برای تغییر جهت دادن مکالمه به نگرانی های خود خودداری کنید ؛ با گفتن چیزی مثل ” اگر فکر می‌کنید بد است، بگذارید به شما بگویم چه اتفاقی برای من افتاد.” اگر در حال شکل‌دهی چیزی هستید که قرار است بعدا بگویید، نمی‌توانید بر روی چیزی که یک نفر می‌گوید تمرکز کنید. اغلب، گوینده می‌تواند حالات چهره خود را بخواند و بداند که ذهن شما جای دیگری است.
علاقه خود را به آنچه گفته می شود نشان دهید ؛ گهگاه سر تکان دهید، به آن شخص لبخند بزنید و مطمئن شوید که حالت بدن شما باز و دعوت کننده است. گوینده را تشویق کنید تا با نظرات شفاهی کوچکی مانند “بله” یا “اوههه” ادامه دهد.
سعی کنید قضاوت را کنار بگذارید ؛ برای برقراری ارتباط مؤثر با کسی، لازم نیست که او را دوست داشته باشید یا با ایده ها، ارزش ها یا نظراتش موافق باشید. با این حال، برای درک کامل آنها باید قضاوت خود را کنار بگذارید و از سرزنش و انتقاد خودداری کنید. سخت ترین ارتباط، زمانی که با موفقیت اجرا شود، اغلب می تواند منجر به ارتباط نامحتمل با کسی شود.
ارائه بازخورد و برقراری ارتباط موثر با دیگران ؛ اگر به نظر می رسد قطع ارتباط وجود دارد، آنچه گفته شده را با بازنویسی منعکس کنید . «آنچه من می شنوم این است» یا «به نظر می رسد که شما می گویید»، راه های عالی برای بازتاب است. با این حال، آنچه را که گوینده گفته است به سادگی تکرار نکنید – به نظرتان غیرصادقانه یا غیر هوشمند خواهید بود. در عوض، معنای کلمات گوینده را برای شما بیان کنید. سوالاتی بپرسید تا برخی نکات را روشن کنید: ” منظورت از گفتن… چیست؟” یا “آیا منظورت این است؟”
احساسات پشت کلمات را بشنوید؛ این فرکانس های بالاتر گفتار انسان است که احساسات را منتقل می کند. شما می‌توانید با این فرکانس‌ها هماهنگ‌تر شوید – و در نتیجه بهتر می‌توانید بفهمید که دیگران واقعاً چه می‌گویند – با تمرین دادن ماهیچه‌های کوچک گوش میانی خود ( کوچک‌ترین ماهیچه‌های بدن). شما می توانید این کار را با آواز خواندن، نواختن یک ساز بادی، یا گوش دادن به انواع خاصی از موسیقی با فرکانس بالا انجام دهید (مثلاً یک سمفونی موتزارت یا کنسرتو ویولن ، به جای راک، پاپ یا هیپ هاپ با فرکانس پایین).
۲٫ ارتباط غیر کلامی و برقراری ارتباط موثر با دیگران
کلماتی که انتخاب می کنیم فقط ۷ درصد از پیام منتقل شده را تشکیل می دهند که ارتباط غیرکلامی را بیش از پیش مهم می کند. زبان بدن یک ابزار ارتباطی مهم است. زبان بدن شما باید به انتقال کلمات شما کمک کند. عوامل دیگری که باید در نظر بگیرید مواردی مانند لحن صدای شما، حرکات دست و اطمینان از تماس چشمی است.
اگر آرامش داشته باشید و لحن دوستانه ای داشته باشید، یک نفر تشویق می شود که صریح با شما صحبت کند. با پاهای ریلکس و بازوهای باز، حالتی باز داشته باشید. این مهم است که شما از تماس با چشم با شخصی که شما در برقراری ارتباط با، اما مراقب باشید که شما در آنها خیره شوید، به عنوان این است که فقط ناراحت کننده باشد. به همان اندازه مهم است که سیگنال های غیرکلامی که توسط طرف مقابل نمایش داده می شود را تشخیص دهید. این سیگنال ها به شما بینشی از احساس آن شخص می دهد.
۳٫ واضح و مختصر باشید
پیام خود را با حداقل کلمات ممکن منتقل کنید. چه حضوری، چه از طریق تلفن یا ایمیل، پیام خود را به طور واضح، مختصر و مستقیم منتقل کنید. اگر در کلمات خود زیاده روی کنید، شنونده یا تمرکز خود را از دست می دهد یا فقط مطمئن نیست که چه چیزی می خواهید. قبل از صحبت در مورد پیامی که می خواهید منتقل کنید فکر کنید. این کار از سرگردانی شما و ایجاد سردرگمی جلوگیری می کند.
۴٫ شخصیت پذیر باشید
هنگام برقراری ارتباط چهره به چهره با کسی، از لحن دوستانه با یک لبخند ساده استفاده کنید و یک سوال شخصی بپرسید. این چیزها طرف مقابل را تشویق می کند تا در یک ارتباط صادقانه و باز شرکت کند. هنگام استفاده از ارتباطات کتبی (مثلاً ایمیل)، می توانید با افزودن یک پیام شخصی ساده به این هدف دست یابید، به عنوان مثال، ” آخر هفته شما چطور بود ؟”.
۵٫ برای برقراری ارتباط موثر با دیگران اعتماد به نفس داشته باشید
اعتماد به نفس زیربنای همه ارتباطات مؤثر است. اگر اعتماد به نفس داشته باشید، دیگران باور خواهند کرد که شما همانطور که می گویید عمل خواهید کرد. برقراری تماس چشمی، با استفاده از لحن محکم اما دوستانه (نه تهاجمی)، همه راه هایی هستند که می توانید اعتماد به نفس را ایجاد کنید. به یاد داشته باشید که همیشه به حرف های طرف مقابل گوش دهید و به دنبال آن سرنخ های غیرکلامی باشید.
در تمام تعاملات، اعتماد به نفس (اما نه اعتماد به نفس بیش از حد) بسیار مهم است.
نشان دادن اعتماد به نفس مشتریان را ایمان به توانایی های خود را به ارائه آنچه آنها نیاز دارند، و این که شما را از طریق با آنچه شما به دنبال خواهد داشت وعده داده اند.
انتقال اعتماد به نفس می تواند چیزی به سادگی حفظ تماس چشمی در طول مکالمه یا استفاده از لحن محکم اما دوستانه هنگام صحبت با مردم از طریق تلفن باشد.
مراقب باشید که به عنوان پرخاشگر ظاهر نشوید، زیرا این کار برعکس آنچه را که می خواهید به دست آورید، خواهد داشت.
۶٫ همدلی
همدلی مهارت درک و به اشتراک گذاشتن احساسات شخص دیگر است.
حتی اگر با شخصی که با او در ارتباط هستید موافق نیستید، بسیار مهم است که دیدگاه او را درک کنید و به او احترام بگذارید. به سادگی گفتن به آن شخص “من می فهمم چه می گویید”، به او اجازه می دهد تا بداند که به او گوش داده اید و به دیدگاه او احترام می گذارید.
در یک محیط کاری شلوغ، هرکس ایده های خود را در مورد نحوه انجام کارها خواهد داشت. حتی اگر با همکاران یا شرکای خود اختلاف نظر دارید ، دیدگاه آنها باید مورد توجه و احترام قرار گیرد.
همدلی هنگام صحبت با مشتریان در انواع خاصی از نقش‌های مواجهه با مشتری نیز سودمند است .
هدف در اینجا این است که بفهمید طرف مقابل از کجا آمده است – و به نظرات او احترام بگذارید، حتی اگر آنها بسیار متفاوت از دیدگاه شما باشند.
۷٫ همیشه ذهن باز داشته باشید
ارتباط مفید داشتن مستلزم آن است که هر مکالمه ای با ذهنی منعطف و باز برخورد شود. دستیابی به این امر همیشه آسان نیست، اما برای برقراری ارتباط مفید بسیار مهم است . همیشه در گوش دادن فعال شرکت کنید و مطمئن شوید که با اذعان به اینکه متوجه شده اید دیدگاه طرف مقابل چیست، همدلی خود را نشان دهید . اتخاذ این رویکرد همیشه ارتباط صادقانه و سازنده را تضمین می کند. سعی کنید بدون داشتن دستور کار وارد ارتباطات شوید.
ارتباطات قوی نیازمند ذهنی باز و تعهد به درک دیدگاه های دیگران است.
اگر با افرادی که با آنها صحبت می کنید مخالف هستید، سعی کنید به حد وسطی برسید که به نفع همه طرف ها باشد.
نزدیک شدن به یک بحث با ذهن باز به احتمال زیاد منجر به یک نتیجه موفقیت آمیز می شود.
۸٫ احترام را منتقل کنید
اگر به آنها و عقایدشان احترام بگذارید، احتمال بیشتری وجود دارد که با شما ارتباط برقرار کنند. به سادگی خطاب به شخص دیگری با استفاده از نام او، باعث می شود که او احساس قدردانی کند. در صورت برقراری ارتباط از طریق تلفن، همیشه روی مکالمه متمرکز باشید و به هیچ وجه از حواس پرتی خودداری کنید. هنگام برقراری ارتباط از طریق ایمیل، برای ساخت و ویرایش پیام خود وقت بگذارید و مراقب باشید که گیرنده را با نام خطاب کنید.
همدلی به مهارت ارتباطی بعدی یعنی احترام منجر می شود.
اگر به عقاید و نظرات دیگران احترام بگذارید، احتمال ارتباط آنها با شما بیشتر خواهد شد .
گوش دادن فعال یا استفاده از نام شخصی که با او صحبت می کنید می تواند هر دو موثر باشد.
اطمینان حاصل کنید که وقتی ایمیل ها را تایپ می کنید، به شیوه ای غیر صادقانه ننویسید.
۹٫ بازخورد بدهید و دریافت کنید
دادن و دریافت بازخورد مناسب یک مهارت ارتباطی ضروری است، به ویژه برای ما که نقش‌هایشان مدیریت افراد دیگر است. ارائه بازخورد سازنده، و همچنین تمجید کردن از افراد، می تواند انگیزه و روحیه را به میزان زیادی افزایش دهد .
به همان اندازه مهم است که بازخورد دیگران را بپذیرید و تشویق کنید. همیشه به بازخوردها گوش دهید و به آنها مثبت عمل کنید. اگر در مورد هر جنبه ای از بازخورد مطمئن نیستید،
به سادگی یک سوال بپرسید تا از طرف مقابل توضیح دهید.
سوالات خوب می توانند به جریان مکالمات و بهبود نتیجه کمک کنند.
در طول مکالمه، همیشه سعی کنید سؤالات باز بپرسید. اینها سوالاتی هستند که اعلان هایی دارند که گیرنده را تشویق می کند در مورد نکات خاصی صحبت کند و به پاسخ های دقیق تری نیاز دارد.
اگر همچنان به اطلاعات بیشتری نیاز دارید، می‌توانید از سؤالات کاوشگری استفاده کنید که اطلاعات بیشتری را از گیرنده درخواست می‌کنند، مانند «به من روند…»
در طول مکالمه، ترکیبی از سؤالات از جمله توضیح دادن، سناریوهای «چه می‌شد اگر» و سؤالات باز را بگنجانید تا مطمئن شوید که در ابتدای تماس یا مکالمه به آنچه که قصد انجام آن را دارید می‌رسید.
این احتمال وجود دارد که شما باید شواهدی از مهارت های ارتباطی خود را در طول مصاحبه مبتنی بر شایستگی نشان دهید.
سوالاتی که ممکن است از شما پرسیده شود عبارتند از:
- “نمونه ای از نحوه برخورد خود با یک موقعیت دشوار یا حساس که نیاز به ارتباط گسترده ای داشت، بیاورید.”
- “به من مثالی بزنید که چگونه با یک مشتری مشکل در محل کار برخورد کردید .”
- “درباره زمانی به من بگویید که باید یک موضوع یا فرآیند را برای یک همکار (یا همکاران) در محل کار توضیح دهید.”
- “درباره زمانی به من بگویید که به دیگری چیزی یاد داده اید.”
- · “چگونه چیزها را برای دیگران توضیح می دهید؟”
۱۰٫ بهترین رسانه را برای شغل در نظر بگیرید!
آخرین مورد در لیست من این است که بدانم بهترین شکل ارتباطی برای استفاده از چیست. توجه به استفاده از بهترین شکل ارتباط باعث می شود که پاسخ شما مثبت باشد. مواردی مانند اینکه با چه کسی می خواهید ارتباط برقرار کنید، موضوع چقدر مهم است و ممکن است آن شخص چقدر مشغول باشد را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، درخواست از رئیس خود برای افزایش حقوق هرگز جدی گرفته نمی‌شود، اگر این کار را از طریق پیامک انجام دهید – بنابراین در نظر بگیرید که چه چیزی مناسب است!
۱۱٫ هوش هیجانی
هوش هیجانی توانایی درک و مدیریت احساسات خود به منظور برقراری ارتباط مفید، اجتناب از استرس، غلبه بر چالش ها و همدلی با دیگران است.
این مهارتی است که در طول زمان آموخته می شود و به دست آوردنی نیست. چهار رشته اصلی برای هوش هیجانی وجود دارد :
- خودآگاهی
- خود مدیریتی
- آگاهی اجتماعی
- مدیریت روابط
هر یک از این رشته ها به روش خود مهم هستند و به شما امکان می دهند با اطمینان با افراد مختلف ارتباط برقرار کنید.
۱۲٫ انسجام و وضوح
ارتباط خوب خیلی بیشتر از گفتن حرف درست است. این در مورد ارتباط پیام ها به طور واضح و مختصر است.
قبل از شروع مکالمه، تایپ یک ایمیل یا شروع بحث، به خاطر داشته باشید که هدف از برقراری ارتباط چیست و امیدوارید در نتیجه چه اطلاعاتی به دست آورید.
عدم وضوح و انسجام می تواند منجر به تصمیم گیری های ضعیف و سردرگمی شود.
۱۳٫ دوستی
در هر نوع ارتباطی، مطمئن شوید که لحن مناسبی را دارا هستید. لحن دوستانه دیگران را تشویق می کند تا با شما ارتباط برقرار کنند.
به خصوص در هنگام کار با شرکا یا همکاران همیشه سعی کنید پیام ها را شخصی سازی کنید.
برای مثال، آرزوی آخر هفته خوب برای گیرنده، راهی عالی برای شخصی کردن پیام شماست.
۱۴٫ لحن صدا
لحن صدای شما می تواند حال و هوای کل مکالمه را تنظیم کند. اگر بحث را به شیوه ای پرخاشگرانه یا غیر مفید شروع کنید، گیرنده تمایل بیشتری برای پاسخ دادن به روشی مشابه دارد.
لحن صدای شما شامل سطح احساسی است که استفاده می کنید، میزان صدایی که استفاده می کنید و سطح ارتباطی که انتخاب می کنید.
بسته به اینکه بر کدام کلمات تاکید شده و لحن صدای شما ، یک جمله می تواند معنای بسیار متفاوتی داشته باشد .
به عنوان مثال، در سناریوی شکایت مشتری، لحن صدای شما باید تا حد امکان آرام باشد، زیرا لحن غیر دوستانه فقط به بدتر شدن وضعیت کمک می کند.
۱۵٫ به سیگنال های غیرکلامی توجه کنید
نحوه نگاه کردن، گوش دادن، حرکت و واکنش شما نسبت به شخص دیگری بیش از آنچه که تنها کلمات می توانند به آن ها کمک کنند، در مورد احساس شما به او می گوید . ارتباط غیرکلامی یا زبان بدن شامل حالات چهره، حرکات و ژست های بدن ، تماس چشمی، وضعیت بدنی، لحن صدای شما و حتی تنش ماهیچه ای و تنفس شما می شود.
توسعه توانایی درک و استفاده از ارتباطات غیرکلامی می تواند به شما کمک کند با دیگران ارتباط برقرار کنید، منظور واقعی خود را بیان کنید، موقعیت های چالش برانگیز را هدایت کنید و روابط بهتری در خانه و محل کار ایجاد کنید.
- می‌توانید با استفاده از زبان بدن باز، ارتباط مؤثری را تقویت کنید – دست‌های روی هم نبسته، ایستادن با حالت باز یا نشستن روی لبه صندلی‌تان، و حفظ ارتباط چشمی با فردی که با او صحبت می‌کنید.
- همچنین می‌توانید از زبان بدن برای تأکید یا تقویت پیام شفاهی خود استفاده کنید ، مثلاً به یک دوست دست بزنید در حالی که موفقیتش را تعریف می‌کنید ، یا دست های خود را برای تاکید بر پیامتان مشت کنید.
نحوه خواندن ارتباط غیرکلامی را بهبود بخشید
از تفاوت های فردی آگاه باشید ؛ افراد از کشورها و فرهنگ های مختلف تمایل دارند از حرکات ارتباط غیرکلامی متفاوتی استفاده کنند، بنابراین مهم است که هنگام خواندن سیگنال های زبان بدن ، سن، فرهنگ، مذهب، جنسیت و وضعیت عاطفی را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، یک نوجوان آمریکایی، یک بیوه عزادار و یک تاجر آسیایی احتمالاً از علائم غیرکلامی متفاوت استفاده می کنند.
به سیگنال های ارتباطی غیرکلامی به صورت گروهی نگاه کنید ؛ بیش از حد در یک حرکت یا نشانه غیرکلامی مطالعه نکنید. همه سیگنال‌های غیرکلامی را که دریافت می‌کنید، از تماس چشمی گرفته تا لحن صدا گرفته تا زبان بدن در نظر بگیرید. برای مثال، هر کسی می‌تواند گه‌گاهی سر بخورد و تماس چشمی را از بین ببرد، یا برای مدت کوتاهی دست‌هایش را بدون هیچ معنایی روی هم بگذارد. سیگنال ها را به عنوان یک کل در نظر بگیرید تا “خواندن” بهتری از یک شخص داشته باشید.
نحوه ارائه ارتباطات غیرکلامی را بهبود بخشید
از علائم غیرکلامی که با کلمات شما مطابقت دارند به جای مخالفت استفاده کنید ؛ اگر شما یک چیز می گویند، اما زبان بدن شما می گوید چیزی دیگر، خود را به شنونده احساس اشتباه و یا مشکوک است که شما نادرست است. به عنوان مثال، ننشستن با دست‌های روی هم و تکان دادن سر با کلماتی که به طرف مقابل می‌گویند موافق حرف‌های او هستید، مطابقت ندارد.
سیگنال های غیرکلامی خود را با توجه به زمینه تنظیم کنید ؛ لحن صدای شما ، برای مثال، زمانی که به کودکی خطاب می‌کنید، باید متفاوت از زمانی که گروهی از بزرگسالان را خطاب می‌کنید، متفاوت باشد . به طور مشابه، وضعیت عاطفی و پس زمینه فرهنگی فردی که با او در ارتباط هستید را در نظر بگیرید.
از زبان بدن منفی خودداری کنید ؛ در عوض، از زبان بدن برای انتقال احساسات مثبت استفاده کنید ، حتی زمانی که واقعاً آنها را تجربه نمی کنید. اگر در مورد یک موقعیت عصبی هستید – مثلاً یک مصاحبه شغلی، ارائه مهم یا قرار اول – می توانید از زبان بدن مثبت برای نشان دادن اعتماد به نفس استفاده کنید، حتی اگر آن را احساس نمی کنید. به جای اینکه به طور آزمایشی وارد اتاقی شوید که سرتان پایین است، چشم‌هایتان را برگردانید و روی صندلی بخوابید، سعی کنید قد بلند بایستید و شانه‌هایتان را عقب نگه دارید، لبخند بزنید و تماس چشمی خود را حفظ کنید، و محکم دست بدهید. این باعث می شود که احساس اعتماد به نفس بیشتری داشته باشید و به آرامش طرف مقابل کمک کنید.
۱۶٫ استرس را کنترل کنید
چند بار در طول اختلاف با همسر، فرزندان، رئیس، دوستان یا همکارانتان استرس داشته اید و بعداً چیزی گفته یا انجام داده اید که بعداً از آن پشیمان شده اید؟ اگر بتوانید به سرعت استرس را از بین ببرید و به حالت آرام برگردید، نه تنها از چنین پشیمانی جلوگیری می کنید، بلکه در بسیاری از موارد به آرام کردن طرف مقابل نیز کمک می کنید . تنها زمانی که در حالت آرام و ریلکس هستید، می‌توانید بدانید که آیا موقعیت به پاسخ نیاز دارد یا سیگنال‌های طرف مقابل نشان می‌دهد که بهتر است سکوت کنید.
برای مثال، در موقعیت هایی مانند مصاحبه شغلی، ارائه کاری، جلسه پرفشار ، یا معرفی با خانواده یکی از عزیزان، مهم است که احساسات خود را مدیریت کنید، روی پای خود فکر کنید و تحت فشار به طور مؤثر ارتباط برقرار کنید.
از تاکتیک‌های وقت‌کشی استفاده کنید تا به خودتان زمان فکر کردن بدهید. یک سوال بپرسید که قبل از پاسخ شما، یا برای توضیح شما، در ذهن خود یک تکرار داشته باشید.
مکث کنید تا افکارتان را جمع آوری کنید ؛ سکوت لزوماً چیز بدی نیست – مکث می‌تواند باعث شود که کنترل بیشتری نسبت به اوضاع داشته باشید، عجله کردن در پاسخ دادن به شما کمک نمی کند.
یک نکته را ذکر کنید و یا یک مثال یا اطلاعاتی از آن را ارائه دهید. اگر پاسخ شما بیش از حد طولانی باشد یا در مورد چند نکته مکث کنید، در خطر از دست دادن علاقه شنونده هستید. گفتگو را با یک مثال دنبال کنید و سپس واکنش شنونده را بسنجید تا بگویید آیا باید ادامه دهید یا خیر.
سخنان خود را به وضوح بیان کنید ؛ در بسیاری از موارد، نحوه بیان چیزی می تواند به اندازه آنچه می گویید مهم باشد. واضح صحبت کنید، لحن یکنواخت داشته باشید و تماس چشمی برقرار کنید. زبان بدن خود را آرام و باز نگه دارید.
با یک خلاصه بحث را جمع کنید و سپس متوقف شوید. پاسخ خود را خلاصه کنید و سپس صحبت را متوقف کنید، اگر سکوت در اتاق باقی بماند. شما مجبور نیستید سکوت را با ادامه صحبت پر کنید.
کاهش سریع استرس برای ارتباط مفید
وقتی مکالمه شروع به داغ شدن می کند، به چیزی سریع و فوری نیاز دارید تا از شدت عاطفی کم کنید. با یادگیری کاهش سریع استرس در لحظه، می‌توانید با خیال راحت احساسات قوی‌ای را که تجربه می‌کنید بررسی کنید، احساسات خود را تنظیم کنید و رفتار مناسبی داشته باشید.
تشخیص دهید که چه زمانی دچار استرس می شوید. اگر هنگام برقراری ارتباط استرس دارید، بدن شما به شما اطلاع می دهد. آیا عضلات یا شکم شما سفت است؟ آیا دستان شما گره کرده است؟ آیا نفس شما عمیق نیست؟ آیا نفس کشیدن را “فراموش می کنید”؟
برای برقراری ارتباط موثر با دیگران قبل از تصمیم به ادامه گفتگو یا به تعویق انداختن آن ، لحظاتی را به آرامش خود اختصاص دهید .
حواس خود را به کمک بیاورید ؛ بهترین راه برای تسکین سریع و قابل‌اطمینان استرس، از طریق حواس، صدا، لمس، چشایی، بویایی و یا حرکت است. برای مثال، می‌توانید یک قرص نعناع را در دهان خود قرار دهید، یک توپ اسفنجی ضد استرس را در جیب خود فشار دهید، چند نفس عمیق بکشید، ماهیچه‌های خود را منقبض کنید و یا به سادگی یک تصویر آرامش‌بخش و حساس به یاد آورید. هر فرد متفاوت به ورودی حسی پاسخ می‌دهد، بنابراین باید یک مکانیزم مقابله پیدا کنید که برای شما آرامش‌بخش است.
به دنبال طنز در موقعیت باشید ؛ هنگامی که به طور مناسب از شوخ طبعی استفاده می شود، یک راه عالی برای کاهش استرس هنگام برقراری ارتباط است. زمانی که شما یا اطرافیانتان شروع به جدی گرفتن مسائل کردید ، راهی برای کاهش روحیه با به اشتراک گذاشتن یک جوک یا یک داستان سرگرم کننده پیدا کنید.
برای برقراری ارتباط موثر با دیگران مایل به سازش باشید ؛ گاهی اوقات، اگر هر دو بتوانید کمی خم شوید، می‌توانید راه میانی شادی پیدا کنید که سطح استرس را برای همه افراد درگیر کاهش دهد . اگر متوجه شدید که طرف مقابل خیلی بیشتر از شما به یک موضوع اهمیت می دهد، ممکن است سازش برای شما آسان تر و سرمایه گذاری خوبی برای آینده رابطه باشد.
موافقت کنید که در صورت لزوم مخالف باشید و زمانی را از موقعیت دور کنید تا همه بتوانند آرام شوند. در صورت امکان به بیرون از خانه قدم بزنید یا چند دقیقه به مدیتیشن بپردازید. حرکت بدنی یا پیدا کردن یک مکان آرام برای بازیابی تعادل می تواند به سرعت استرس را کاهش دهد.
۱۷٫ برای برقراری ارتباط موثر با دیگران ، خود را ثابت کنید
بیان مستقیم و قاطعانه باعث ایجاد ارتباط واضح می شود و می تواند به تقویت عزت نفس و مهارت های تصمیم گیری شما کمک کند . قاطعیت به این معناست که افکار، احساسات و نیازهای خود را به شیوه ای باز و صادقانه بیان کنید، در حالی که از خود دفاع کنید و به دیگران احترام بگذارید. این به معنای خصمانه، تهاجمی یا مطالبه گر بودن نیست. ارتباط مفید همیشه در مورد درک طرف مقابل است، نه برنده شدن در بحث یا تحمیل عقاید خود به دیگران.
برای خود و گزینه هایتان ارزش قائل شوید ؛ آنها به اندازه دیگران مهم هستند.
نیازها و خواسته های خود را بشناسید ؛ بیاموزید که آنها را بدون تضییع حقوق دیگران بیان کنید
افکار منفی را به شیوه ای مثبت بیان کنید ؛ عصبانی بودن اشکالی ندارد، اما باید احترام هم حفظ کنید.
بازخورد مثبت دریافت کنید ؛ تمجیدها را با مهربانی بپذیرید، از اشتباهات خود درس بگیرید، در صورت نیاز کمک بخواهید.
“نه” گفتن را یاد بگیرید ؛ محدودیت های خود را بشناسید و اجازه ندهید دیگران از شما سوء استفاده کنند. به دنبال گزینه های جایگزین باشید تا همه از نتیجه احساس خوبی داشته باشند.
توسعه تکنیک های ارتباط قاطعانه
ادعای همدلانه حساسیت را به طرف مقابل منتقل می کند. ابتدا موقعیت یا احساسات طرف مقابل را بشناسید، سپس نیازها یا نظر خود را بیان کنید. می دانم که سر کار خیلی شلوغ بودی، اما می خواهم برای ما هم وقت بگذاری.»
زمانی که اولین تلاش‌های شما موفقیت‌آمیز نبود، می‌توان از ادعای افزایشی استفاده کرد . با گذشت زمان، شما به طور فزاینده‌ای محکم می‌شوید، که ممکن است شامل تشریح عواقب در صورت برآورده نشدن نیازهای شما باشد. به عنوان مثال، “اگر شما به قرارداد پایبند نباشید ، من مجبور به پیگیری قانونی خواهم شد.”
قاطعیت را در موقعیت های کم خطر تمرین کنید تا اعتماد به نفس خود را تقویت کنید. یا از دوستان یا خانواده بپرسید که آیا می توانید ابتدا تکنیک های قاطعیت را روی آنها تمرین کنید.
در اینجا ده مهارت اصلی من برای برقراری ارتباط موثر آورده شده است. اکنون بر این مهارت‌ها مسلط شوید، و آنها برای مدت طولانی در خدمت شما خواهند بود!
اکثر مشاغل مستلزم برقراری ارتباط موثر با دیگران و داشتن مهارت های ارتباطی خوبی از سوی کارمندان هستند تا بتوانند خود را به شیوه ای مثبت و واضح بیان کنند، هم هنگام صحبت با مردم و هم به صورت نوشتاری.
ارتباطات یکی از اجزای اصلی موفقیت شرکت است، اما مشکل اینجاست که عبارت “مهارت های ارتباطی خوب” اصطلاحی است که به قدری بیش از حد مورد استفاده قرار می گیرد که تعیین دقیق معنای واقعی آن دشوار است.
کدام مشاغل به برقراری ارتباط موثر با دیگران نیاز دارند ؟
تقریباً هر شغلی به یک روش به مهارت های ارتباطی قوی نیاز دارد .
شغلی که برای آن درخواست می دهید تعیین می کند که به چه مهارت های ارتباطی نیاز دارید و تا چه حد از آنها استفاده می شود.
در اینجا چند نمونه از مشاغل و مهارت‌های ارتباطی که برای هر کدام بیشتر جستجو می‌شود آورده شده است:
- تدریس ؛ یک معلم به طیف وسیعی از مهارت های ارتباطی، از جمله وضوح، گوش دادن فعال و همدلی نیاز دارد. آنها باید از مهارت های شنیداری خود برای درک مشکلات دانش آموزان و همچنین مهارت های نوشتن عالی استفاده کنند تا بتوانند گزارش ها و برنامه هایی را برای درس های خود تهیه کنند.
- خدمات مالی ؛ در حالی که مهارت‌های ارتباطی نوشتاری هنگام تهیه پیش‌نویس اسناد یا گزارش‌ها ضروری است، افرادبخش امور مالی نیز باید در گوش دادن مهارت داشته باشند تا با شرکا، ذینفعان و کارمندان همکاری کنند. یک حسابدار مالی هنگام تهیه حساب‌ها یا انجام حسابرسی شرکت به توانایی پرسیدن سؤالات خوب نیاز دارد تا بتواند تصویر کاملی از تجارت مورد نظر ایجاد کند.
- بازاریابی ؛ در نقش بازاریابی، ارتباط خوب ضروری است. نه تنها بازاریاب ها باید با صاحبان کسب و کار ارتباط برقرار کنند تا در مورد مشتریان خود اطلاعاتی کسب کنند، بلکه باید سوالاتی بپرسند، با اطمینان وارد مذاکره شوند و کسب و کار جدیدی را ایمن کنند که همه اینها به ترکیبی منحصر به فرد از مهارت های ارتباطی خوب نیاز دارند .
- منابع انسانی ؛ کارکنان منابع انسانی باید سؤالات درستی بپرسند ، با وضوح ارتباط برقرار کنند و پیش‌نویس اسنادی مانند قراردادها و سیاست‌ها را بپرسند . آنها اغلب باید با احتیاط عمل کنند و افراد را به اعتماد خود جذب کنند.
تاکید بر مهارت های ارتباطی در رزومه یا مصاحبه
هنگام تهیه رزومه، شرح شغل و مشخصات فرد را با دقت بررسی کنید و به مهارت های ارتباطی توجه ویژه ای داشته باشید .
سپس می‌توانید این مهارت‌های ارتباطی را در بخش مهارت‌ها به رزومه خود اضافه کنید. اطمینان حاصل کنید که شواهدی از نحوه استفاده از این مهارت ها نشان می دهید.
به سادگی بیان نکنید که مهارت های ارتباطی خوبی دارید و آن را کنار بگذارید . آنها را مشخص کنید و مثالی از نحوه استفاده مفید از آنها در یک محیط کاری ارائه دهید.
مهارت‌های مربوط به توصیف شغل را حفظ کنید. به عنوان مثال، برای یک نقش مشتری در مواجهه با شکایات مشتریان در یک روش محترمانه و دلسوزانه، به حل مشکل به روش رضایت‌بخشی برای مشتری و ایجاد یک تاثیر خوب از کسب‌وکار به عنوان یکی از نگرانی‌های مشتریان خود کمک کنید.
از طرف دیگر، برای یک موقعیت فروش یا نقش توسعه کسب و کار، می توانید مهارت های مذاکره قوی خود و نحوه استفاده از آنها برای تضمین یک معامله مهم یا یک فروش بزرگ را ذکر کنید.
در حالی که مهم است که رزومه خود را نسبتاً مختصر نگه دارید، ممکن است بخواهید یک یا دو نمونه مهارت مرتبط را در یک نامه پوششی گسترش دهید. اگر به مصاحبه دعوت شده اید، این فرصت را خواهید داشت که مهارت های ارتباطی خود را بیشتر گسترش دهید.
کارفرمایان همیشه به دنبال فرصت هایی برای ارزیابی روشی هستند که در آن از مهارت های ارتباطی خود در نقش های قبلی یا در تحصیلات دانشگاهی خود استفاده کرده اید.
در طول مصاحبه، در مورد مهارت های ارتباطی خود در مورد پروژه ای که در محل کار یا دانشگاه انجام داده اید و اینکه چگونه از این مهارت ها برای کار با دیگران و ارائه پروژه به موقع استفاده کرده اید، صحبت کنید.
سعی کنید تا حد امکان پاسخ‌های خود را بر منافع متمرکز کنید.
برای رسیدن به این هدف، مثالی از نحوه برقراری ارتباط مفید ارائه می‌دهید و سپس می‌گویید که چه فایده‌ای داشت، مثلاً تبدیل یک تجربه منفی مشتری به مثبت.
مثال‌های زیادی وجود دارد که می‌توان از آنها استفاده کرد، اما مطمئن شوید که این موارد به‌طور برجسته در رزومه شما نمایش داده می‌شوند و در طول مصاحبه به طور مفید آنها را توضیح می‌دهید.
منبع: SKILLSOLOGY – WIKIJOB
