مدیریت زمان چیست؟ چگونه مدیریت زمان داشته باشیم؟

زمان مطالعه: ۷ دقیقه

بیست و چهار ساعت. هر روز، تعداد ساعات برابری در اختیارمان قرار می گیرد. اما وقتی زندگی پر هرج و مرج واسترس زا تر از قبل می شود، ممکن است به نظر برسد که ساعات کمتری در اختیار داریم و مدیریت زمان دشوارتر می شود. این روز ها بیش از هر موقع دیگری، استفاده درست از زمان و همچنین توانایی ثمربخش و موثر بودن در کار، کاری بسیار قابل تحسین است.
از آن جایی که نمی توان ساعات بیشتری به روز اضافه کنیم، مهم است که راهی پیدا کنیم تا بتوانیم بیشترین استفاده را از زمان محدود ببریم.
دوست دارید بتوانید بیش از ۲۴ ساعت وقت داشته باشید؟ در مطلب زیر به ۱۰ پیشنهاد مهم در زمینه مدیریت زمان که می تواند برای شما در کارتان مفید باشد را آورده ایم.

۱. هدف خود را مشخص کنید

اولین پیشنهاد برای مدیریت زمان و برنامه ریزی ، این است که هدف خود را مشخص کنید. قبل از این که یاد بگیرید چطور زمان خود را به شکلی بهینه مدیریت کنید، باید اهداف خود را مشخص کرده باشید. و قبل از این که اهدای بامعنا مشخص کنید، باید دیدگاه و درکی کلی از هدف خود داشته باشید. در واقع باید چرایی را که باعث انگیزه بخشی به هدف شما می شود را مشخص کنید.
با تعیین جمله ای برای هدف شخصی خود شروع کنید که این جمله نه تنها کاری که می خواهید انجام دهید را نشان دهد، بلکه چرایی آن را هم شامل شود. برای مثال، فرض کنید می خواهید شروع به فروش همبرگر کنید. هدفی خوب است. اما هدفتان از این کار چیست؟ برای خوشحال کردن مردم؟ برای دورهم جمع کردن آن ها؟ یا شاید هم برای لذت بردن آن ها؟
مشخص کردن هدف نهایی تان، به شما کمک می کند که هدف های هوشمندانه تری تعیین کنید که در نتیجه
باعث خواهد شد که ثمربخشی بیشتری داشته باشید. اگر کاری به رسیدن به هدفتان کمکی نمی کند، نباید وقتتان را صرف آن کنید.

۲. برای مدیریت زمان “نه” گفتن را تمرین کنید

در اوایل شروع شغلم، می خواستم هیچ فرصتی را برای ارتباط، گرفتن پروژه و یادگیری چیزهای جدید از دست
ندهم. این ذهنیت ترس از دست دادن، می تواند وقتی می خواهید وارد حوزه جدیدی شوید به شما کمک کند اما در زمینه مدیریت زمان، اصالً کمکتان نخواهد کرد.
هرچقدر انجام کارهای بیشتری را در برنامه داشته باشید، حتی اگر به بهانه ی پیشرفت و ترقی باشد، زمان کمتری را برای رسیدگی به مسائل مهم دارید. به بیانی دیگر: وقتی به کاری “بله” می گویید، دارید به کار دیگری “نه” می گویید.
اگر هدفتان این است که وقتتان را بهتر مدیریت کنید، زمان را به دید منبعی اتمام پذیر ببینید و آن را هوشمندانه خرج کنید و نه روی آدم ها و پروژه هایی که کمکی به اهداف و رسالتتان نمی کند. در ابتدا، “نه” گفتن سخت است اما وقتی این تصمیم را در راستای هدف نهایی تان بگیرید و انجام دهید، در زمانتان صرفه جویی می کنید.

هم چنین بخوانید: چگونه به راحتی نه بگوییم؟

۳ .نحوه ی بهره بردن از زمان در حال حاضر را مشخص کنید

فکر می کنید بازدهی شما چقدر است؟ کیفیت کارتان چطور؟ تا زمانی که با داده های مشخصی خودتان را ارزیابی نکنید، این ها سوالاتی مبهم هستند. برای این که تشخیص دهید در برنامه تان چه چیزی باید تغییرکند) و در نهایت چگونه موثر تر واقع شوید(، ابتدا باید تصویر درستی از طرز استفاده خودتان از زمان داشته باشید.
با بررسی کردن برنامه ی هر ساعتتان در یک هفته شروع کنید و آن را در یک دفتر و یا یک فایل، یادداشت کنید. برای مثال، ممکن است متوجه شوید که بیش از چیزی که انتظار داشتید، وقتتان را صرف شبکه های اجتماعی می کنید و یا روزانه دقایق زیادی را صرف فکر کردن به محتوای ایمیل هایتان، می کنید. زمانی که شرایط راارزیابی کنید و با میزان استفاده ای که از زمانتان می کنید، بررسی شان کنید، خواهید توانست تغییرات ضروری را انجام دهید.

۴ .انرژیتان را تقسیم بندی کنید


یک نکته ی مهم دیگر در مدیریت زمان، بخش بندی کردن انرژی تان است. یک افسانه در بین افرادی که تحت
فشار کار می کنند وجود دارد که موثر ترین کارگران، از زمان سحر بیدار هستند و در زمان طلوع خورشید، مشغول کارهایشان هستند. اما برای هر مدیر استارت آپ که ساعت ۴ صبح بیدار می شود تا کار کند، یک نفر
مدیر هم وجود دارد که هنوز خواب است و نیاز به خواب مناسب برای انجام درست کارهایش دارد.
راز مدیریت زمان ، فدا کردن زمان خواب به توهم بازدهی بیشتر نیست. باید زمان هایی از روزو یا عصر! را
شناسایی کنید که برای انجام کار انگیزه بیشتری دارید و برنامه کاری تان را با توجه به آن بچینید. پس به این
فکر کنید که در چه زمانی انرژی بیشتری دارید. البته گرفتن نتایج خوب، فقط به پر انرژی بودن بستگی ندارد.
در چه زمانی خلاقیت بیشتری دارید و بهتر فکر می کنید؟ در چه زمانی بیشتر متمرکز هستید؟
به طور مثال، اگر در ساعات پایانی صبح وقتی صبحانه و قهوه تان را میل کردید، هشیاری بیشتری دارید، مهم
ترین و سخت ترین کار هایتان را برای آن زمان بگذارید. از طرف دیگر، در چه زمان هایی حس می کنید خسته
هستید؟ کارهای آسان تر و مدیریتی را برای آن زمان کنار بگذارید. با انجام این کارها، نه تنها استفاده ی بهتری
از زمانتان می کنید که حتی بازدهی بیشتری از کارتان دریافت خواهید کرد.


۵ .از قبل برنامه ریزی کنید


شکست در برنامه ریزی، برنامه ریزی برای شکست است. این اصل، دلیلی است که هر یکشنبه عصر را برای
برنامه ریزی برای هفته ی آینده ام می گذارم. دفتر و خودکار مورد عالقه ام را بر می دارم و بر روی میز پذیرایی
و یا دفتر خانه ام قرار می دهم و هر کاری را که در طول هفته باید به پایان برسانم را در دفتر می نویسم. سپس
هر هدف را به بخش های جزئی تر و با زمان بندی مشخص تقسیم می کنم.
قبل از این که به یک بروید، برای یک لحظه، یک لیستی از موضوع صحبت ها و هدفی که می خواهید به آن
برسید آماده کنید. این کار به شما کمک می کند که بر روی موضوع کلی تر تمرکز داشته باشید و دقایق یا
ساعات تان را برای انجام کارهای بعدی ذخیره کنید.


۶. عوامل حواس پرتی را کاهش دهید


حواس پرتی ها، مانع ثمربخشی و مدیریت درست زمان شما می شوند. اما کاری که باید انجام دهید این نیست
که فقط لپتاپ خود را در جایی خلوت و آرام قرار دهید. باید حواس پرتی های ذهن تان را از بین ببرید، کارهایی
که فضای ذهنتان را مشغول می کنند اما کمکی به ثمربخشی شما نمی کنند. جیمز کلیر، نویسنده کتاب عادت
های اتمی: ایجاد عادت های خوب و تغییر عادت های بد، پرت کننده های حواس را “کار نصفه و نیمه” می
نامد.
به طور مثال، فرض کنیم دارید روی یک ارائه کار می کنید، اما هر چند دقیقه، برای بررسی ایمیل تان، به
کارتان وقفه می دهید. خواندن و پاسخ دادن به ایمیل ها، بخشی از کارتان است پس حسی همانند کار کردن به
شما دست خواهد داد.
اما به گفته کلیر، بخش بیشتری از زمانتان را هدر می دهد.
“بدون توجه به این که چه موقع و چگونه درگیر تله ی کار نصفه و نیمه شدید، نتیجه آن همیشه یکسان است:
هیچ گاه به طور کامل بر روی کاری که دارید می کنید متمرکز نخواهید بود، به ندرت به وظیفه تان برای مدت
طولانی متعهد خواهید بود و همیشه دو برابر زمان برای انجام نصفی از کار نیاز خواهید داشت.”
دفعه بعدی که زمانتان برایتان مهم است، بر روی تمرکز کردن متمرکز شوید. حواس پرتی های کوچکی که
کیفیت کارتان را تحت تاثیر قرار می دهند را حذف کنید و ذهنتان را در طور کامل به لحظه ی حال و کاری که
واقعا نیاز به تمرکزتان دارد، متمرکز کنید.


۷. از انجام چندکار به طور همزمان اجتناب کنید


چه مشغول جواب دادن به ایمیل ها در زمانی که در حال صحبت تلفنی هستید باشید و یا بین پروژه هایتان جابجا می شوید و یا وقتی از کاری به کار دیگر می پرید، ممکن است تصور کنید که دارید استفاده ی بهتری از وقتتان می کنید وقتی چندکار را همزمان انجام می دهید. اما اگر مانند من باشید، هرچقدر کارهای ذهنی بیشتری را به طور همزمان انجام دهید، در واقع تمرکز کمتری بر روی هرکدامشان خواهید داشت.
چرا انجا چندکار همزمان، دشمن مدیریت زمان است، باتوجه به نظر متخصصان، ذهن برای جابجایی بین کارها
در یک لحظه، انرژی بیشتری از زمانی که به طور جداگانه کارها را انجام دهید، صرف می کند. مخصوصاً زمانی که وظایفتان را در زمان کمی می خواهید انجام دهید، متمرکز نخواهید بود و این به آن معنا است که هیچ گاه در جریان کامل کار که الزمه ی ثمربخش بودن است، قرار نمی گیرید.
جابجا شدن بین چند کار، ثمربخشی و بازدهی شما را هدر می دهد زیرا تمرکزتان را بر روی جابجایی بین
کارها، می برد. به عالوه، برای هیچ کدام از فعالیت هایتان، توجه کامل نخواهید داشت.


۸. آینده ی خود را در نظر بگیرید

تصمیمات امروزمان، بر روی آینده ی ما تاثیر می گذارند و این شامل مدیریت زمان نیز هست. این که چگونه از
از دقایق و ساعتتان استفاده کنید، تاثیر بلندمدتی خواهد داشت زیرا زمانی که در آینده دارید را نیز به نحو مصرف خواهد کرد. زیرا باعث می شود کارهای دیگری انجام دهید و همچنین زمان استراحتتان که بخش مهمی هست را نیز در بر می گیرد.
بنابراین اگر در مدیریت زمان مشکل دارید، تمرکزتان را به آینده ی خود معطوف کنید. فکر کردن به این که در
حاضر چه کاری انجام می دهید، در آینده، به شما کمک خواهد کرد و یا مانع شما خواهد شد و تمرکزتان را بیشتر خواهد کرد و دیدتان را بر این که چگونه تصمیماتتان، در مسیرتان تاثیرگذار خواهد بود، بازتر خواهد کرد.
خود آینده ی شما احتماالً از شما بخواهد که این نکات راجه به مدیریت زمان را بدانید.


۹. کارهای ضروری و کارهای مهم را باهم اشتباه نگیرید


هر روزه، کارهای مهم زیادی برای انجام وجود دارد. اما این لزوماً به آن معنا نیست که همه ی این کارها ضروری و یا وابسته به زمان هستند. اشتباه گرفتن این دو نوع کار، باعث تلف شدن وقتتان و نرسیدن به موقع به
کارهایتان خواهد شد.
بیایید به شما کمک کنم: کارهای ضروری در لیست کارهایی که باید انجام دهید، کارهایی هستند که نیاز به توجه و واکنش فوری شما دارند در حالی که کارهای صرفاً مهم، نتایج قابل توجه تری دارند اما ممکن است نیاز به انجام فوری آن ها نباشد.
برای این که از وقتتان به نحو احسن استفاده کنید، همیشه بر روی کارهایی که همزمان هم ضروری و هم مهم
هستند، تمرکز کنید. هنگامی که این کار ها تمام شد، تمرکزتان را بر روی کارهای ضروری بگذارید سپس به
سراغ کارهای مهم اما غیرضروری بروید.


۱۰. استراحت بین کار را فراموش نکنید


شاید وقتی هدفتان این است که کارتان به پایان برسد، استراحت کردن بین کار به نظر غیرثمربخش برسد. اما
برای داشتن بهترین بازده، ذهن گاهی اوقات نیاز به استراحت دارد.
در حالی که برخی مطالعات به ما فرمول هایی برای ریتم کار و استراحتمان پیشنهاد می کنند، مثال این که ۵۲
دقیقه کار کنید و سپس ۱۷ دقیقه استراحت کنید، اما قوانین سفت و سختی برای استراحتی ثمربخش وجود
ندارد.
از آن جایی که ظرفیت ذهنی هر شخص متفاوت است، زمان استراحت مناسب شما نیز متفاوت خواهد بود. اعتقا
داریم که همه ی ما، بعد از مدتی استفاده از توان ذهنیمان، انرژی ذهنیمان کاهش می یابد. استراحت کردن باعث خواهد شد که توان ذهنیمان دوباره احیا شود.
ترجیحاً، زمان استراحت هایتان را از قبل مشخص کنید و از آن برای انجام کارهایی کاملا غیرمرتبط با کارتان
استفاده کنید. قدم بزنید، روی پله ها باال و پایین بروید، با دوستان یا عزیزانتان تماس بگیرید.
نه تنها با دیدی باز تر به کارتان بازخواهید گشت بلکه احساس خواهید کرد که زمان بیشتری در روزتان دارید.


جمع بندی مدیریت زمان


مدیریت زمان، یکی از مهارت های اساسی زندگی است که هرکسی آن را به خوبی بلد نیست. مدیریت زمان
سخت است اما شما تنها فردی نیستید که چنین احساسی دارد. بنابراین، با این ۱۰ پیشنهاد مفید برای مدیریت
زمان شروع کنید که می تواند به گرفتن نتایجی که می خواهید، شما را نزدیک کند.

منبع: LIFEHACK

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *